I. Präambel

Die Förderung der „Partnerschaft für Demokratie“ der Stadt Ludwigshafen am Rhein durch das Bundesprogramm „Demokratie leben!“ erfordert die Benennung eines Begleitausschusses.


Der Begleitausschuss

  • unterstützt und begleitet die Zusammenarbeit zwischen staatlichen und zivilgesellschaftlichen Akteuren in der „Partnerschaft für Demokratie“;
  • legt die Eckpunkte der Gesamtstrategie nach Beratung in der Demokratiekonferenz fest;
  • analysiert lokale bzw. regionale Unterstützungsmöglichkeiten und organisiert deren Einbindung;
  • berät die Koordinierungs- und Fachstelle und das federführende Amt in der praktischen Arbeit der „Partnerschaft für Demokratie“, insbesondere bei der Umsetzung und Fortschreibung sowie der nachhaltigen Verankerung und
  • entscheidet über die Einzelmaßnahmen, die zur Umsetzung der Zielstellungen der „Partnerschaft für Demokratie“ durchgeführt werden sollen und begleitet diese.

Hierzu werden die nachfolgend dargestellten inhaltlichen Anforderungen und die damit verbundene Vorgehensweise festgelegt.


II. Berufung und Arbeitsmodalitäten des Begleitausschusses


1. Der Begleitausschuss setzt sich aus Vertreterinnen und Vertretern verschiedener staatlicher und mehrheitlich zivilgesellschaftlichen Organisationen zusammen (siehe Anlage). Bei der Zusammensetzung soll Gender Mainstreaming Beachtung finden.
2. Der Begleitausschuss ist mit seiner Konstituierung arbeits- und beschlussfähig. Die Mitglieder des Begleitausschusses werden bei der konstituierenden Sitzung durch das federführende Amt für die Laufzeit der Projektförderung „Demokratie leben!“ berufen.
3. Jedes Mitglied des Begleitausschusses soll ein Ersatzmitglied benennen. Muss ein Mitglied des Begleitausschusses die Mitarbeit im Begleitausschuss vorzeitig beenden, soll eine Nachberufung eines neuen Mitgliedes durch den Begleitausschuss erfolgen.
4. Der Begleitausschuss kann bei Bedarf weitere Mitglieder (beratend – ohne Stimmrecht, ordentlich – mit Stimmrecht) berufen oder auch bereits benannte Mitglieder wieder ausschließen. Zu beachten ist dabei, dass die ausgewogene Besetzung des Begleitausschusses gewährt bleiben muss. Die Benennung weiterer Mitglieder oder der Ausschluss benannter Mitglieder erfolgt mit einfacher Mehrheit, auf Antrag in ge-heimer Abstimmung.
5. Innerhalb des Begleitausschusses sind alle Mitglieder gleichberechtigt, eine Stimmübertragung ist nicht möglich. Die Mitglieder verpflichten sich zu einer offenen, aktiven, wertschätzenden und kooperativen Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
6. Die Mitwirkung im Ausschuss ist unentgeltlich.
7. Die Organisation der Ausschusstreffen, einschließlich Einladung, Moderation und Nachbereitung (Ergebnisprotokolle), regeln das federführende Amt und die externe Koordinierungs- und Fachstelle in Absprache.
8. Der Begleitausschuss trifft sich regelmäßig nach Vereinbarung, mindestens jedoch dreimal pro Förderjahr. Sitzungstermine werden in einer Jahresplanung abgestimmt. Das Protokoll der letzten Sitzung wird spätestens mit der Einladung zur nächsten Sitzung per E-Mail versandt. Die Tagesordnung mit den entsprechenden Unterlagen geht allen Mitgliedern des Begleitausschusses spätestens eine Woche vor der Sitzung per E-Mail zu. Aktuelle Informationen werden ebenfalls per E-Mail an die Mitglieder des Begleitausschusses weitergeleitet. Die Mitglieder verpflichten sich über die Inhalte der Anträge zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten. Gleiches gilt für vertrauliche Informationen, die die Ausschussmitglieder von den Projekt- / Maßnahme-trägern zur Kenntnis erhalten. Einzelprojektanträge werden nicht an Dritte weitergegeben. Ein Verstoß gegen diese Bestimmung führt zu sofortigem Ausschluss aus dem Ausschuss.
9. Der Begleitausschuss soll auf Grundlage der eingegangenen Bewerbungen der Träger entscheiden, welche Einzelprojekte in welcher Höhe im Rahmen des Aktions- und Initiativfonds gefördert werden.
10. Auskunftsberechtigt über Anträge ist ausschließlich das federführende Amt. Die Öffentlichkeit wird vom federführenden Amt anlassbezogen über die Beratungsergebnisse aus den Sitzungen informiert.
11. Im Rahmen der Sitzung des Begleitausschusses gibt es einen öffentlichen und einen nichtöffentlichen Teil. Der öffentliche Teil dient der fachlichen Diskussion, der Vorstellung der Einzelprojekte, der Rückfragen zu Projekten sowie den Berichten zum Umsetzungsstand der Projekte. Im nichtöffentlichen Teil finden die Beratungen der Einzelprojekte und Entscheidungen statt.
12. Der Begleitausschuss nimmt an der Demokratiekonferenz teil.

 

III. Bewertung der eingehenden Projekte / Förderkriterien


Grundlagen der Bewertungen sind die Leitlinie des Förderprogramms zum Programm-bereich „Bundesweite Förderung lokaler Partnerschaft für Demokratie“(PfD) und die im Antrag der Stadt Ludwigshafen am Rhein formulierten Zielstellungen


IV. Kriterien für die Entscheidungsfindung zur Förderung und zur Förderhöhe von Einzelprojekten sind:

  • Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen
  • Kompatibilität mit dem Konzept der lokalen Partnerschaft für Demokratie und dem Bundesprogramm „Demokratie leben!“
  • Qualität des Einzelprojekts
  • Zielgruppenerreichung
  • Kooperation von Trägern
  • Angaben zur Umsetzung von Gender Mainstreaming, Diversity und Inklusion
  •  „Mehrwert“ u.a. im Sinne von innovativen Ideen und Nachhaltigkeit
  •  Gesamtfinanzierung (Einzelprojekte werden in der Regel mit max. 5.000€ gefördert)
  •  Erfahrungen/ Referenzen des Trägers/ Einbettung in gesamtes Tätigkeitsfeld

Die bewilligten Einzelprojekte müssen dazu geeignet sein, die in den Handlungszielen der Partnerschaft formulierten Aufgabenstellungen und Projektideen umzusetzen und damit zur Zielerreichung der lokalen Partnerschaft für Demokratie beizutragen.


V. Bewertungsablauf


1. Die Anträge sollen bis 14 Tage vor der Sitzung des Begleitausschusses auf den dazu zur Verfügung stehenden Antragsunterlagen beim federführenden Amt und parallel bei der Koordinierungs- und Fachstelle eingereicht werden.
2. Das federführende Amt und die externe Koordinierungs- und Fachstelle sichten die Unterlagen und stellen dem Begleitausschuss gemeinsam mit dem Antragssteller die beantragten Projekte vor.
3. Auf Basis der vorliegenden Antragsunterlagen trifft der Ausschuss die Entscheidung, welche Einzelprojekte in welcher Höhe gefördert werden. Alle Entscheidungen des Begleitausschusses sind mit einfacher Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder zu treffen. Die Abstimmung erfolgt in der Regel offen. In Patt-Situationen kann die Abstimmung vertagt werden. Enthaltungen gelten als nicht abgegebene Stimmen. Eine kurzfristig notwendige Abstimmung, insbesondere über neue Projekte oder wenn der Begleitausschuss in seiner Sitzung nicht beschlussfähig ist, kann auch per Rundmail durchgeführt werden. Der Begleitausschuss entscheidet auch hierbei mit einfacher Mehrheit. Dazu müssen jedoch Rückmeldungen von mindestens 50% der Mitglieder eingegangen sein. Die Abstimmung per Rundmail ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
4. Das federführende Amt hat ein Vetorecht, wenn

  • das zu beschließende Einzelprojekt nicht förderfähig im Sinne des Bundesprogramms ist,
  • die Ziele der lokalen „Partnerschaft für Demokratie“ durch das Projekt nicht erreicht werden können,
  • begründete Zweifel an der fachlichen Eignung des Trägers bestehen.

5. Der Ausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens 50 % der Mitglieder anwesend sind. Die Abstimmung über die Projektbewilligung erfolgt im nichtöffentlichen Teil.
6. Bei Förderentscheidungen, die den Zuständigkeits- oder Arbeitsbereich eines Mitgliedes betreffen, ist dieses Mitglied wegen Befangenheit von Beratung und Abstimmung ausgeschlossen.


VI. Begleitung, Projektrealisierung und vorzeitige Beendigung


Die Mitglieder des Begleitausschusses informieren sich regelmäßig über den Projektstand der bewilligten Projekte und können sich im Rahmen vereinbarter Vor-Ort-Termine von der Umsetzung der Projekte überzeugen. Dazu sollen aus der Runde des Begleitausschusses Patinnen und Paten benannt werden, die sich ein umfassendes Bild
über die Projektarbeit verschaffen, zudem aber auch Anregungen für Verbesserungen und weitere Vernetzungen geben.
Der Begleitausschuss soll den Fortgang der Einzelprojekte beurteilen und bei Bedarf über die vorzeitige Beendigung entscheiden.

 

VII. Geschäftsordnung


Änderungen der Geschäftsordnung bedürfen der Mehrheit von drei Vierteln der Mitglieder des Begleitausschusses.
VII. Auflösung
Die Arbeit des Begleitausschusses endet mit der Laufzeit der Partnerschaft für Demokratie. Sollte der Fördervertrag der Regiestelle „Demokratie leben!“ mit der Stadt Ludwigshafen am Rhein vorzeitig aufgelöst oder über den oben genannten Zeitraum hinaus verlängert werden, verkürzt oder verlängert sich analog dazu die Arbeit des Begleitausschusses.


Ludwigshafen am Rhein, 5. Februar 2019

 

Der Zeitgeist ShareIty e. V.

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